Protocolo familiar es un conjunto de reglas acordadas entre los miembros de la familia en relación con la empresa, con el objetivo de garantizar el respeto de los principios del gobierno corporativo y asegurar la armonía entre ellos.
A lo largo de mi experiencia, he tenido la oportunidad de observar diferentes empresas familiares, cada una con sus propias aspiraciones, necesidades y conflictos. Sin embargo, gracias a la implementación de protocolos familiares, hemos logrado brindarles la ayuda que necesitaban. Para tener éxito, es fundamental contar con la buena voluntad de cada miembro de la familia y que estén dispuestos a realizar cambios estructurales en beneficio de la empresa y la familia.
En este proceso, el papel del consultor y coach es crucial. Deben ser personas empáticas, capaces de generar confianza con cada miembro de la familia. Esto permite que cada uno pueda expresar sus necesidades e inquietudes de manera abierta, para poder abordarlas adecuadamente.
Una vez que la familia está comprometida a realizar cambios y desarrollar un protocolo familiar, en GODIR seguimos un proceso estructurado que nos permite concretar dicho protocolo de acuerdo con las necesidades específicas de cada organización. El proceso, generalmente, sigue la siguiente secuencia:
- Realizar una conferencia dirigida a los miembros designados de la familia. Se abordan temas fundamentales sobre “Propiedad, Continuidad y Poder”, se explica detalladamente qué es un protocolo familiar, sus beneficios y el propósito fundamental. Además, se trata diversos conceptos clave para que todos puedan tener una comprensión clara y ubicarse en lo que se trabajará posteriormente.
Durante la conferencia, se exponen los puntos clave como los objetivos, compartir experiencias comunes, la importancia de la ayuda externa y fomentar la participación activa de los miembros de la familia, promoviendo así un enfoque colaborativo para garantizar una armonía duradera en la empresa familiar.
- Desarrollar entrevistas, las cuales desempeñan un papel fundamental en este proceso, ya que nos permite conocer a cada miembro de la familia en detalle, incluyendo sus capacidades, habilidades y experiencias. Además, a través de las entrevistas, podemos identificar las aspiraciones e inquietudes personales de cada individuo.
Durante estas entrevistas, nos enfocamos en obtener una comprensión profunda de cada persona, lo que nos ayuda a construir un panorama completo de la dinámica familiar y de la empresa. Es a través de estas conversaciones que descubrimos las fortalezas y debilidades de cada miembro, así como los desafíos que pueden estar enfrentando.
Además, las entrevistas nos permiten establecer un ambiente de confianza y apertura, lo cual es esencial para que los participantes se sientan cómodos al compartir sus pensamientos y emociones.
- Elaborar un genograma familiar, que es una estructura de la familia, similar a un organigrama empresarial, se muestra información relevante como la edad, el sexo y la posición generacional de cada miembro de la familia, generalmente se incluye primera, segunda y tercera generación. En algunos casos, también se puede incluir los cónyuges de los miembros de la familia.
Es importante señalar que el genograma familiar no solo se centra en los aspectos académicos y profesionales, sino que también puede incluir otros elementos relevantes para comprender las dinámicas familiares, como la salud, los vínculos emocionales, los roles familiares y cualquier otro factor que sea importante para el análisis y la comprensión de la familia en su conjunto.
- Redactar el documento de protocolo familiar, debe incluir los diversos aspectos relacionados con la empresa familiar y la dinámica familiar. La estructura básica de un protocolo familiar comprende:
- Aspiraciones de la familia empresaria.
- Estructura empresarial y familiar.
- Políticas de trabajo de miembros de la familia.
- Políticas de remuneración, dietas y dividendos.
- Políticas relacionadas con la propiedad.
- Políticas relacionadas con la sucesión.
Es importante tener en cuenta que cada familia y empresa familiar es única, por lo que el contenido del protocolo familiar puede variar según las circunstancias y los acuerdos específicos.
- Como paso final, realizar la presentación del protocolo familiar a través de una reunión de exposición dirigida a todos los miembros de la familia. Durante esta reunión, se explica los contenidos y los objetivos del protocolo de manera clara y comprensible.
Después de la presentación, se procede a la conciliación y revisión del protocolo. Esto implica permitir que los miembros de la familia expresen sus comentarios, sugerencias o inquietudes sobre el contenido del protocolo. Es importante fomentar un diálogo abierto y constructivo para abordar cualquier preocupación y buscar soluciones que sean aceptables para todos. Una vez que se hayan considerado las observaciones y se hayan realizado las modificaciones necesarias, se procede a la aprobación formal del protocolo familiar.
Es necesario destacar que la elaboración e implementación exitosa del protocolo familiar requiere el compromiso y la voluntad de los miembros de la familia. Esto implica estar dispuestos a realizar cambios organizativos y personales en beneficio de la empresa, su continuidad exitosa y la preservación armoniosa de los lazos familiares.
