En la era de la información, las empresas cuentan con una cantidad abrumadora de datos a su disposición. En este contexto, uno de los mayores retos que enfrentan es el de convertir esa información en conocimiento útil y accesible para la toma de decisiones. Para lograrlo, es esencial que las organizaciones simplifiquen los datos de una manera amigable y sencilla, especialmente para que las distintas áreas de la empresa puedan entenderlos y utilizarlos en momentos clave como los comités gerenciales. Los reportes ayudan al alineamiento de la organización y de sus distintas áreas, ayudando a identificar las causas de los problemas de una manera objetiva para facilitar la discusión y planteamiento de soluciones a estas dificultades u oportunidades. A lo largo de nuestra experiencia hemos identificado cinco pasos que nos han ayudado a obtener reportes que ayuden a la toma de decisiones de la manera más eficiente:
- Entender la necesidad del cliente interno: principalmente entender cómo funciona el negocio, cómo se genera la utilidad, cuáles son las unidades de negocio, conocer las necesidades de reporting y la periodicidad requerida (de manera diaria, semanal, mensual, etc.), así como la estructuración de los reportes actuales. Para esto también es importante entender el sector y en función a esto se podrá identificar mejor las necesidades de información.
- Estructuración del informe en base a indicadores, fórmulas, filtros y tipos de gráfico. Para ello es importante contar con datos históricos, para luego homologar la información en un formato amigable y de fácil lectura.
- Solicitar la información requerida a las áreas responsables: información histórica y presupuestos.
- Homologar la información colocándola en un solo formato en función a la plantilla diseñada en la estructuración del informe
- Diseño del modelo y reporte. Nuestro Equipo ha venido utilizando últimamente Power BI y nos viene funcionando muy bien.
- Feedback del cliente y mejora continua.
En nuestros años de experiencia, hemos podido identificar además cinco recomendaciones para contar con mejores reportes:
- La empresa debe contar con información ordenada y verificada.
- Analizar el sector y el contexto del cliente, realizar un benchmarking de la industria, especialmente de aquellos indicadores más utilizados.
- Que la plantilla diseñada sea validada por el área usuaria antes de pasar a producción.
- Que todo el proceso de elaboración de reportes sea participativo, haciendo que las personas clave de áreas relevantes contribuyan en este proceso.
- Empezar los reportes con un enfoque simple, iniciando con un área específica. Luego de mostrar las pequeñas victorias que esto trae, será menos difícil que toda la empresa adopte este cambio.
- Se recomienda publicar los reportes en Power BI online para que pueda ser consultado en tiempo real y se puedan tomar decisiones más rápidas.
Existen muchos tipos de reportes y herramientas para realizarlos, si no has empezado ya, hazlo de una manera sencilla y acotada en un área específica, veras los buenos resultados que esto traerá a tu organización y al desarrollo de la rendición de cuentas de los líderes de tu organización.
