El feedback juega un papel esencial para ayudar a identificar las necesidades de desarrollo, pero también para perfeccionar el autoconocimiento y este último, es el punto de partida para búsqueda de la mejora continua.
En esta nueva modalidad de home office, donde los espacios de feedback informal se han visto reducidos significativamente, se hace aún más crítico generar estos espacios formales de retroalimentación entre el colaborador y su jefe directo. En este sentido, la organización cumple un rol de facilitador, agilizando y facilitando los procesos que ayuden a impulsar ciclos continuos de retroalimentación, a fin de generar una cultura de mejora continua.
¿Cómo lograr un feedback asertivo?
1. Prepare su reunión
– Antes de realizar la reunión de feedback, se recomienda preparar previamente una hoja de ayuda memoria, para darle objetividad al proceso:
– Observe y tome nota de los comportamientos o resultados que le llamen la atención.
– Anote detalles específicos de lo hecho, dicho o realizado por la persona.
– Practique lo que se va a decir, a fin de comunicarlo de forma correcta.
– Asigne el tiempo y medio correcto para dar feedback, recuerde que debe ser deforma personal.
– Definir los posibles planes de acción a proponer.
2. Define el objetivo
Es importante iniciar la reunión rompiendo el hielo con una conversación casual y luego conocer cuáles son las expectativas del evaluado respecto a la reunión de feedback.
Guía de Preguntas:
¿Qué te gustaría lograr en esta reunión?, ¿Qué tendría que suceder para que puedas salir con la sensación de que este tiempo fue bien utilizado?, ¿Qué te gustaría que fuera diferente cuando salgas de esta sesión?, ¿Qué está sucediendo ahora que te gustaría cambiar?
3. Resalte los logros
Mencione las fortalezas del colaborador, resalte los aspectos positivos de la persona o de su gestión y como esto ha aportado al logro de los objetivos de la organización.
Es importante acompañar los logros con acciones, comportamientos o resultados específicos del colaborador, para darle objetividad.
Guía de Preguntas:
Quiero comentarte que he visto mucho esfuerzo y compromiso de tu parte, lo que te ha llevado a lograr…”
“Existen muy buenos comentarios sobre tu aporte en este proyecto/periodo, gracias a ello has podido alcanzar…”
4. Comunique las oportunidades de mejora
Es importante acompañar las oportunidades de mejora con acciones, comportamientos o situaciones específicas donde el colaborar no logró los resultados o no mostró el comportamiento adecuado.
Guía de Preguntas:
¿En qué crees que podrías mejorar?, ¿Qué crees que debas cambiar o hacer diferente?
Si el colaborador no menciona lo que esperas, repregúntaselo o finalmente menciónalo directamente de esta forma: “Es importante que también consideres que tienes la oportunidad de mejorar mucho en…”
5. Revisen juntos los planes de acción
Luego de haber mencionado todas las oportunidades de mejora, revisen juntos los planes de acción y ayúdalo complementando las acciones y definiendo fechas de revisión.
Guía de Preguntas:
¿Qué puedes hacer para cambiar la situación? ¿Qué acciones te has propuesto?, ¿Cuándo lo vas a hacer?, ¿Esta acción te llevará a tu meta?, ¿Qué apoyo necesitas?, ¿Consideras valioso que revisemos el avance juntos?, ¿Con qué frecuencia deberíamos revisarlo?
Hazle sentir en todo momento que las expectativas o desempeño deseado son totalmente alcanzables. Ofrécele tu apoyo y déjale claro que él es responsable de su propio desarrollo, pero que a la vez estará respaldado por ti, como jefe directo.
