Uno de los principales desafíos de los gerentes generales es la mejora del desempeño comercial de la empresa y una solución efectiva para abordar esta preocupación, que le ha servido a nuestros clientes, es renovar la estrategia y enfoque de los comités comerciales para medir y hacer seguimiento a la eficiencia del proceso comercial.
En GODIR, ofrecemos servicios de Excelencia Analítica para el Crecimiento Exponencial, a través del cual ayudamos y damos soporte en el fortalecimiento de los comités. A partir de nuestra experiencia, en este artículo queremos ofrecerles algunas recomendaciones clave para mejorar la eficiencia de los comités comerciales:
- Definir los indicadores que se evaluarán: Es esencial definir los indicadores de evaluación de manera adecuada, esto implica conocer en detalle el flujo de ventas y todos los factores que lo afectan, tanto en el área comercial como en las demás áreas de la empresa. También es importante considerar los indicadores relacionados con áreas como almacén (inventario) y tesorería (cuentas por cobrar), entre otros.
- Definir los participantes del comité: Es importante identificar correctamente a las personas que deben formar parte del comité, ya que la ausencia de algún actor clave puede afectar la reunión y dejar aspectos importantes sin resolver, asimismo, es esencial que estén presentes en las fechas acordadas para tomar decisiones y avanzar en el desempeño comercial.
- Formalizar actas de reunión y acuerdos: Es vital realizar un acta de acuerdos después de cada reunión y hacer seguimiento de estos, con una persona responsable y un plazo para cada tarea. Nos ha servido muy bien hacer este seguimiento antes del comité, para asegurar su cumplimiento o avance en el próximo comité.
- Acertar en la periodicidad: Se debe establecer una frecuencia de reuniones que permita mantener el hilo, pero evitando que sean demasiado frecuentes y afecten la productividad del equipo. Ni muy seguidas que lleve a una “reuninitis”, ni muy alejadas que haga que la gente olvide lo conversado. Nos ha ido muy bien haciéndolo semanalmente ya que si dejamos que pase más tiempo la venta del mes puede verse afectada.
- Validar la información previamente: La información que se utiliza en el comité debe ser validada previamente para garantizar su calidad y evitar errores en los datos. Esto nos ahorrará muchísimo tiempo discutiendo en el número más que en los problemas o causas de ellos o iniciativas, que es lo que realmente nos interesa.
- Sistematizar la información a revisar: Se debe intentar sistematizar la información para evitar sobrecarga y fallas en la data.
- Agenda: La estructura del comité debe incluir primero la revisión de acuerdos, resultados (considerando las segmentaciones necesarias para cada negocio), así como indicadores de ventas, como cotizaciones y visitas. También se deben revisar indicadores de otras áreas, como el inventario y las cuentas por cobrar, y proponer planes de mejora o compromisos.
Establecer comités comerciales eficientes es clave para mejorar el desempeño comercial de la empresa. El Gerente General no debe participar en todos los comités, pero se recomienda que lo haga al inicio, mientras se está instaurando este nuevo hábito en la organización y luego participar en los comités que crea conveniente.
